Le stage correspond à une période temporaire (plus ou moins longue) de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle, le stagiaire acquiert des compétences professionnelles en vue de favoriser son insertion professionnelle.

Un stage avec une MAE (CVD, CAA, SIH) doit représenter un intérêt pédagogique pour le stagiaire.

Par intérêt pédagogique on entend :

- La transmission par l’organisme d’accueil de savoirs et de savoir-faire, autrement dit, la transmission de connaissances et de compétences techniques relatives au poste qui sera occupé.

- L’acquisition par le stagiaire de savoir-être, autrement dit, l’acquisition de compétences relationnelles et humaines sur un lieu de travail.

C’est la première question à se poser.

Vous devez avoir identifié vos besoins (développement d’activités nouvelles, création d’un nouveau département, recrutement de futurs collaborateurs, ouverture d’une nouvelle entité, départ de collaborateurs en retraite, etc…).

C’est le but. L’objectif des stages en MAE reste l’insertion professionnelle.

Le recrutement est une phase essentielle. Au même titre que le recrutement d’un futur salarié, un entretien doit être effectué. Il doit servir à détecter la motivation du stagiaire à venir, comprendre son projet professionnel, définir si son profil correspondra à vos attentes.

L’idéal serait que le futur « tuteur » du stagiaire assiste ou participe à l’entretien.

ATTENTION : l’affect n’a pas sa place dans un recrutement de stagiaire. On parle d’insertion professionnelle, pas d’insertion sociale.

PRECISION : Le SEFI ne diffuse pas d’offres de stage, car l’initiative doit venir du demandeur d’emploi. La diffusion d’offres de stage sur différents réseaux sociaux est à bannir.

C’est une personne salariée de l’Organisme d’Accueil avec une bonne expérience (minimum de 2 ans d’ancienneté), désigné par l’autorité de l’OA. Tout commence par l’accord de OA de libérer du temps de travail au salarié désigné « tuteur » afin qu’il puisse exécuter sa mission, dans les meilleures conditions.

Il doit :

- Avoir une faculté d’adaptation (flexibilité, ajustement, polyvalence) ;

- Être énergique (motivation, enthousiasme) ;

- Être ouvert (accessibilité, disponibilité, implication, empathie) ;

- Savoir bien communiquer (pertinence dans ses propos, vulgarisation) ;

- Être humble (respect, discernement, acceptation).

Il ou elle, aura la charge d’accueillir le stagiaire, d’établir un lien de confiance avec lui, de dissiper les gênes du nouvel entrant. Il ou elle devra prendre en considération les souhaits du stagiaire, l’accompagner vers l’autonomie à son poste de travail. Le tuteur doit faire preuve de pédagogie dans la transmission des savoirs et des savoirs faire requis pour le poste.

En fin de stage, le tuteur sera le plus à même d’évaluer le stagiaire, de vérifier ses acquis et dans le meilleur des cas, de proposer l’insertion du stagiaire au sein de l’organisme.

Le tuteur doit se préparer un programme pour amener le stagiaire à l’autonomie. Les tâches doivent être proportionnées aux compétences acquises par le stagiaire. L’erreur est une composante de l’acquisition de compétence nouvelle, elle ne doit pas être une remise en question du stagiaire, ni même un motif de résiliation de la convention de stage.

Le tuteur doit être un « guide » pour le stagiaire.

Ce rôle est important pour tous les acteurs.

Pour l’OA, c’est l’assurance du respect des termes de la convention, c’est la valorisation d’un travail bien fait, c’est la meilleure façon pour recruter un collaborateur formaté à l’image de l’organisme.

Pour le stagiaire, c’est l’assurance d’être pris convenablement en charge par OA, d’avoir un référent sur lequel s’appuyer, de développer progressivement des compétences pour tendre vers l’autonomie, de s’insérer rapidement au sein d’une équipe, de développer le sentiment d’appartenance à un groupe.

Pour le tuteur, c’est la satisfaction d’avoir relevé un défi, d’élargir ses compétences, d’accroître son assurance au sein de l’OA. Il est l’origine d’une nouvelle image de l’OA.

Un bon tutorat est valorisant pour l’ensemble des acteurs. C’est du gagnant-gagnant.

- Désigner un tuteur chargé d’accompagner le stagiaire dans sa formation pratique ;

- Assurer l’encadrement du stagiaire dans les tâches/projets qui lui sont confiés ;

- Transmettre au stagiaire les compétences techniques requises pour le poste ;

- Respecter la durée hebdomadaire de 35h réparties sur 5 jours ;

- Prendre toutes les dispositions afin que les conditions d’exécution du travail présentent toutes les garanties en matière d’hygiène et de sécurité ;

- Accorder au stagiaire, lors des 2 derniers mois de stage (CAE, CVD), le droit de s’absenter (3 jours dans le mois) pour effectuer des démarches de recherche d’emploi. Ces démarches doivent être justifiées ;

- Adresser au SEFI un bilan d’évaluation final dans un délai d’1 mois à compter de la fin du stage (version numérique via mes-démarches.gouv.pf) ;

- Déclarer sincères les renseignements fournis lors de la constitution du dossier ;

- Accepter que les contrôleurs de la réglementation de l’emploi du SEFI (Service de l’Emploi) accèdent à mes locaux pour vérifier la bonne exécution de la convention ainsi que les conditions d’activité du stagiaire.

- Toute utilisation du stagiaire pour des activités non prévues par la convention ou en dehors des horaires indiqués est interdite et l’organisme d’accueil sera entièrement responsable en cas de problème (accident) ;

- L’activité nocturne (20h00 – 06h00), ainsi que pendant les jours fériés, est interdite ;

- La réalisation de travaux dangereux sans qualification est interdite (travail en hauteur, soudure, découpage, conduite chariot élévateur, de véhicules (PL, VL, scooter)).

Non. C’est l’activité du stagiaire, du dossier validé, qui prime. Il ne peut pas être orienté vers une autre activité, ni même dans un autre organisme même si cet organisme vous appartient.

Toutes fraudes aux MAE (CAE, CVD, SIH) telles que : fausses déclarations, activité fictive du stagiaire, utilisation du stagiaire à des fins privatives ou pour une activité non prévue par la convention, etc… conduira à la résiliation de la convention, au remboursement des sommes versées au stagiaire et à l’exclusion des MAE du SEFI pour une durée de 12 mois.

L’Organisme d’Accueil est dans l’obligation d’assurer la sécurité du stagiaire sur son lieu de travail et de lui fournir les EPI (Équipement de Protection Individuel) appropriés aux tâches à exécuter.

Lors d’utilisation d’outillages spécifiques (outils coupants, tranchants, etc…), l’accompagnement du tuteur est obligatoire. Avant toute utilisation d’un outillage spécifique, le tuteur doit former le stagiaire à sa manipulation, lui en expliquer les dangers et comment s’en protéger.

Le stagiaire en MAE n’est pas lié par un contrat de travail à l’organisme qui l’accueille, mais par une convention tripartite. Le stagiaire n’a pas le statut d’un salarié. Son passage dans l’organisme d’accueil a un but pédagogique et de formation.

Même si le stagiaire est tenu d’exécuter des tâches à caractère professionnel (aucune tâche dangereuse pour sa santé ou sa sécurité ne peut toutefois lui être confiée), il est dans l’organisme pour apprendre et observer et n’a donc pas d’obligation de production comme les salariés. Un stagiaire ne doit être laissé seul sur le poste de travail faute d’autonomie.

C’est un document qui est signé par le SEFI, un OA et un stagiaire. Ce document encadre les conditions de déroulement du stage. En signant cette convention, chacune des parties s’engagent au respect strict des termes de la convention, sous peine de sanctions.

Quand : A l’issue de la commission de sélection (CAE et CVD) le SEFI prépare les documents à transmettre. 1 à 2 semaines avant le démarrage du stage, vous serez informé.

Comment : Dans un premier temps, par mail. Celui-ci contient toutes les informations relatives au stage qui va démarrer. Ces informations sont à conserver. Elles seront utiles lors de l’évaluation de fin de stage. Dans un second temps, à la suite de l’accusé de réception du mail reçu, le SEFI vous fera parvenir les conventions de stages ainsi qu’un modèle de compte rendu de présence, toujours par mail. Un second envoi (postal celui-là) contiendra les originaux des conventions et l’ensemble des comptes rendus de présences. Vous devrez remettre une convention au stagiaire, dès la réception de ces documents. Le stagiaire est prévenu par le SEFI via SMS de la date du démarrage de son stage.

Vous devez fournir à la fin de chaque mois ou au 5ème jour du mois suivant dernier délai, le compte rendu (CR) de présence du stagiaire, pour le mois passé. Ce document doit être signé des 2 parties avant l’envoi au service comptable du SEFI.

ATTENTION : Un organisme n’a pas le droit de faire signer l’ENSEMBLE des CR mensuels en une seule fois. Cela doit être fait à la fin de chaque mois. Dans le cas inverse, il s’agit d’une fraude aux MAE.

Vous recevez, après le démarrage du stage, un ensemble de documents. Vous avez les conventions de stage (une est destinée au stagiaire et doit lui être remise, c’est obligatoire), les comptes rendus de présence (6 (SIH) ou 12 (CAE,CVD) selon le type de stage), le courrier officiel du démarrage du stage.

Vous devez reporter les absences constatées sur le CR de présence du mois en cours. Les jours d’absences ne seront pas comptabilisés pour le versement de l’indemnité au stagiaire. Vous devez signaler les absences au plus tôt, afin que le SEFI puisse intervenir rapidement afin d’éviter une résiliation de convention.

ATTENTION : Les heures non-faites, ne peuvent pas être rattrapées. C’est interdit. En cas d’accident en dehors des heures conventionnées, c’est la responsabilité de l’organisme qui sera engagée.

Quand l’absence est justifiée (médicalement ou autre), un document doit être fourni par le stagiaire à l’OA. En cas de maladie, une copie du certificat médical devra être transmise au service comptable du SEFI avec le CR de présence, idem pour tout évènement auquel le stagiaire aura été absent (mariage, naissance, décès, convocation, etc…)

Lorsqu’il s’agit de convocation, rendez-vous programmé de longue date, autres, c’est la même chose. Le justificatif devra être joint en fin de mois. Si l’absence est de courte durée (quelques heures) par exemple, reporter les sur une feuille annexe, à joindre au CR de présence du mois en cours. Le service comptabilité effectuera les calculs pour l’indemnité du stagiaire.

1) Il faut prendre l’attache du service comptabilité du SEFI pour informer de la situation ;

2) Demander au stagiaire de venir récupérer les imprimés relatifs à un AT au SEFI ou envoyer un tiers, si le stagiaire est dans l’incapacité de se déplacer ;

3) Le stagiaire devra prendre contact avec le SEFI pour remplir la déclaration d’accident ;

4) Le stagiaire devra se rendre chez le médecin avec ces documents.

Le stagiaire n’est pas salarié de votre organisme. Le SEFI indemnise le stagiaire, de fait, il est son employeur. Vous devez contacter le SEFI dès les premiers constats. Le rôle du SEFI sera d’entendre les différentes parties et de tenter de trouver une solution amiable de résolution de conflit. En cas d’impossibilité de trouver un consensus ou en cas de mise en danger du stagiaire, la convention sera résiliée.

Non. Vous pouvez demander à résilier une convention, ce qui fera appel à un droit de réponse accordé au stagiaire avant toute décision. Selon les retours du stagiaire, une médiation entre les parties vous sera proposée. L’objectif étant de mettre à plat les différents afin de maintenir la convention jusqu’à son terme.

Dans l’hypothèse où une plainte aurait été déposée à votre encontre (OA), la convention en cours sera résiliée automatiquement par le SEFI. Le SEFI s’en remettra aux conclusions de l’enquête et suspendra momentanément l’octroi de MAE si ce dernier (OA) est mis en cause, et ce, par principe de précaution.

Vous devez renseigner un bilan final d’évaluation de votre stagiaire. C’est impératif pour le suivi de nos stagiaires. Ce document vous sera transmis sous forme d’un lien hypertexte dans un courriel envoyé par le SEFI avant la fin du stage. Vous serez dirigé vers la plate-forme « mes-demarches.gouv.pf » pour le remplir. Tout autre document ne sera pas pris en compte.

ATTENTION : Toute nouvelle demande de stage en MAE sera conditionnée à la restitution de ce bilan.

Oui. Il existe de nombreuses aides selon votre situation. Prenez contact avec la cellule entreprises du SEFI par mail à entreprises@sefi.pf ou par téléphone au 40 46 12 34 qui vous épaulera dans votre démarche.